工作中写商务文书是必不可少的，如报告、文档、请求、邮件等等。 而搞技术出身的人，写作能力一般都很差，写出来的东西别人看不懂。 这篇文章 提出了写好商务文书的九个要点，也许能给广大搞技术的人作为参考吧。

写好文章当然不是要求你写出人人都说好的文章，那需要相当深厚的文字功底， 咱搞技术的也没那么多时间。所以降低一点标准，至少要写出没人说不好的文章来。 那么要点是什么呢？

1. 写明观点
2. 写明理由
3. 按照结构化层次来书写
4. 概要和详细内容分开写
5. 一句话说明
6. 不要抽象，要具体
7. 不要随意省略
8. 事实和意见分开写
9. 明确论点

具体内容请点开看。

1. 写明观点

要想说服他人就必须先表明观点。明确地写明“我要做什么”。

2. 写明理由

理由不充分就无法说服他人。所以必须要写明理由：

• “为什么这样做比较好？”
• “这种做法的背景是什么？”
• “为什么发生这样的问题？”

3. 按照结构化层次来书写

文章是有结构的，如原因和结果、问题和背景、理由和观点等。 没有原因的结果就很难让人理解。

4. 概要和详细内容分开写

直接把详细内容一股脑全写出来，文章就会很长很长， 而阅读的人（一般是客户？）短时间内很难理解。

应该首先写出概要，让读者大体了解问题的情况之后，再详加说明。

5. 一句话说明

客户的时间是很宝贵的，没时间读长文章。 所以能用一句话说明的事儿就别用两句话。

6. 不要抽象，要具体

抽象内容不好理解，要写得具体些。

7. 不要随意省略

所谓“省略”就是说省略自己知道的东西。但这些东西阅读者未必知道。 所以，是否要省略，应当根据阅读者的知识和经验水平来判断。

8. 事实和意见分开写

事实和意见混淆，就很难让人作出判断。如：

“这里出事故了，有人受伤很严重。但因为堵车，救护车迟迟不能到场， 人好像已经晕过去了。”

这样写很难判断哪个是事实，哪个是推测。还有个例子：

证人：我昨天看到王先生晚上又出去应酬了，喝得醉醺醺的回到家里。
法官：你看到他喝醉了？
证人：没有啦，我只是看到他走在路上摇摇晃晃的。
法官：那你怎么知道他出去应酬了呢？
证人：我也没看到啦，只是昨天他晚上十点多才回来，平常这时候回来都是跟人应酬的。
法官：那就是说，你昨天晚上十点多看到王先生摇摇晃晃地回到家里了。

9. 明确论点

论点不明确，阅读者就很难理解。因此，要从文章中总结出论点。